* טקסט זה נכתב בלשון נקבה אך מיועד לשני המינים
מובן שלכל משימה שאנחנו רוצות לעשות יש איזשהו תהליך שצריך לעבור.
לדוגמה, אם אני רוצה לכתוב מאמר, זה דורש ממני:
א. לקבוע זמנים לכל משימות שבחיבור המאמר.
ב. להגדיר את נושא המאמר.
ג. לחקור את הנושא ולאסוף חומרים.
ד'. לשבת ולכתוב את המאמר.
ה. לשלוח אותו לעריכה.
ו. להעלות אותו לאתר וכו'.
בנוסף, בכל משימה שכתבתי כאן יש תתי-משימות מרובות כדי להשלים את היעד, ובכל אחת מהמשימות האלה יכולה להיווצר בעיה.
אם יש קושי בפתרון בעיות, אתן פשוט תרגישו תקועות; כאילו העסק מובן לכן, אתן יודעות מה אתן רוצות – אבל אין לכן מושג איך להגיע לקו הסיום.
וזה גם לא מסתדר לכן, כי בסה"כ אתן אנשים מאוד יצירתיים עם יכולת לפתור בעיות מורכבות, אבל כשמדובר בפתרון משימות פשוטות לביצוע, אתן הולכות לאיבוד כמו דגיג באוקיינוס.
זאת כשלעצמה חוויה מאוד מתסכלת ומבודדת.
אנחנו מנהלות עסק לבד, מי יעזור לי אם אני לא אדע לעזור לעצמי? לא סתם הרבה מתמודדי קשב וריכוז מגיעים ליעוץ עסקי – כדי לא להישאר לבד.
ואגב עם כל האסטרטגיות התמודדות שאחלוק איתכן כאן, אני חושבת שלהתמודד עם זה ביחד, זו אסטרטגיה מצוינת המאפשרת הקלה ואף קיצור דרך.
כשמדברים על פתרון בעיות, מדברים על שלושה חלקים הנדרשים כדי לפתור בעיה ולהצליח במשימה המוגדרת.
איתור פתרונות – לכל בעיה יש מגוון פתרונות אפשריים, לדוגמא: פיתחתי מוצר שמתאים לקהל יעד מסוים ואני רוצה לשווק לו, אבל יש מגוון דרכי שיווק.
היכולת לראות את מגוון הפתרונות הקיימים בשיווק משמעותית להצלחת פתרון הבעיה.
דוגמא נוספת: החלטתי שאני כותבת פוסט לפייסבוק – יש מגוון נושאים שאפשר לכתוב עליהם כדי להשיג את היעד הרצוי, יש מגוון סגנונות שיכולים להועיל, יש מגוון דרכים שיעזרו לי להתרכז כדי להצליח לכתוב את הפוסט, ויש מגוון אפשרויות לניהול התגובות בפייסבוק.
בכוונה בחרתי בעיה גדולה ואתגר יומיומי כדי שתבינו עם כמה אתן נאלצות להתמודד.
אפשרי שאתן מתקשות לזהות בקלות את מגוון הפתרונות, ולכן, נוצר מאמץ קוגניטיבי שבנוסף פוגע בזיכרון העובד וביכולת להתחיל את המשימה.
תכנון ביצוע – את מתכננת לשבת להתחיל לעבוד על העסק; יש מגוון פעולות שאת צריכה לעבור כדי להצליח להשיג את המשימה היומיומית הזאת.
צריך לסיים משימות קודמות שהתחייבת עליהם או כאלו שיפריעו במהלך העבודה.
צריך לארגן את סביבת העבודה.
צריך לארגן רשימה של משימות.
צריך לדאוג למים/קפה במשרד.
צריך להתלבש באופן שנוח לעבודה.
צריך להימנע מלהיכנס למשימות חדשות.
צריך לוודא שיש תזכורת לדברים שחשוב שלא תשכחי בתוך יום העבודה.
כל הצרכים האלה הם בעצם מגוון הפעולות המקדימות את הכניסה לתהליך של עבודה.
היכולת לפרוט את המשימות האלו היא גם זו שתאפשר את ביצוען.
כשיש פגיעה ביכולת לפרוט את המשימות, נוצרת חווית התקיעה – אתן רואות את מה שאתן רוצות להשיג אבל אין לכן מושג מה התהליך הנדרש כדי לעשות זאת.
תיעדוף – חלק זה בפתרון בעיות הוא קריטי:
האם עכשיו אני מנצלת את הזמן לפתח מוצר חדש שעלה לי בראש בדיוק לפני שעה, או שאני מסיימת לתת שירות לקוחות ללקוח שהתחייבתי לסיים לו פרויקט?
האם אני מתארגנת ליציאה לפגישה או מעלה פוסט מרגש שיביא לי עוד לקוחות?
אפרופו עמידה בזמנים ואיחורים, תיעדוף הוא לגמרי אחת הסיבות המרכזיות לאיחורים – וזה לא אשמתכן – הפונקציות במוח שמאפשרות להגיע בזמן באמת לא עובדות טוב.
אמנם אתן לא אשמות בכך, זה כן באחריותכם למצוא לזה פתרונות; אפילו כמו לקבוע פגישה בשעה משוערת או לקבוע את הפגישה אצלכן כדי שכאשר יגיעו, תתפנו באופן טבעי.
פתרונות יכולים וצריכים להיות כאלו שמשתלבים בנינוחות בתוך מה שחזק, עובד ומתאים לכן.
המאמץ הוא חלק מרכזי בחיים שלכן, אבל מגיע לכן גם להצליח וגם להקל את העומס.
אם נסתכל על הדוגמה מסעיף 2:
האם אתן יכולות לומר מה הסדר הנכון של הפעולות עבורכן?
האם אתן יודעות לומר איזו פעולה הכרחית ביותר מכל השאר, ולכן הכי חשוב שתבצעו אותה?
מה הפעולה הבאה בתור? האם אתן יודעות לומר כמה זמן יקח לכן להתארגן לעבודה?
המענה לשאלות אלה הוא המשמעות של תיעדוף.
התאמנו:
אחת ממשימות הקבועות בעסק שלכן בכל יום, היא לבחור משימה מתוך רשימת המשימות ולכתוב באופן תיאורטי את כל האפשרויות שעולות אצלכן בראש כדי להצליח לעשות אותה.
לדוגמה, להרים טלפון ליצירת קשרים עסקיים – מה הן האפשרויות השונות לביצוע מטלה זו?
באופן טבעי, הפתרונות שתציעו יהיו קשורים למה שמאתגר אתכן במשימה הזאת.
רישום תתי-משימות לכל משימה:
התחילו משימה בלכתוב את כל הצעדים הנדרשים כדי להשיג אותה.
זאת אומרת, ניתוח ותכנון המשימה עצמה.
לדוגמה, כתיבת פוסט בפייסבוק היום:
להחליט מה מטרת הפוסט.
להגדיר את סגנון התגובות שאני רוצה לקבל.
לבדוק מה כתבתי אתמול.
לנסח את הפוסט.
לעבור עליו אחרי שהוא כתוב.
למצוא תמונה מתאימה.
לפרסם/לתזמן את הפוסט.
לעקוב אחרי התגובות לפוסט / לשתף את הפוסט בקבוצות ובמקומות רלוונטיים אחרים.
מטרה יומית:
התחילו את יום העבודה בשאלה, "מה אני רוצה לקדם היום בעסק?" – בדגש על העסק ולא על הלקוחות.
מה העסק צריך: יותר הכנסות? מענה חדש ללקוחות? ידע מקצועי/עסקי חדש שיאפשר לתת יותר? סדר עסקי? הגברת יעילות? זאת אומרת, מהי מטרת היום בעסק?
משימות היום:
לאחר הגדרת מטרת היום כתבו את משימות היום.
חלקן יהיו משימות של שגרה: משימות של שגרת שיווק, הוצאת חשבוניות וקבלות, הכנסת הכנסות והוצאות לטבלת תזרים, מתן זמן למענה ושירות לקוחות, וכדו'.
ואז יש את המשימות שנגזרות ממטרת היום; בחרו משימה אחת מוגדרת וחזרו לסעיף 2 (ניתוח ותכנון המשימה עצמה) כדי לארגן אותה לביצוע.
כלי לניהול זמן:
השתמשו בכל כלי שיאפשר לכן לנהל את הזמן שלכן: שעון חול, סטופר, תזכורות מחשב או פלאפון, אנשים שיזכירו לכן לעצור בזמן שתכננתן, וכדו' – כדי לאפשר לכן להתקדם למשימות נוספות שחשובות לכן.
תוספת זמן:
כל פעם שאתן מתכננות את זמן המשימה, הכפילו אותו בשלוש.
לרוב, תפיסת הזמן אינה תואמת את המציאות, ולכן הכפלת הזמן בשלוש יכולה לאפשר לכן לסיים את המשימה בתוך הזמן שתכננתן.
קביעת זמינות:
אין סיבה להיות זמינות כל הזמן!
הרשו לעצמכן להגדיר מתי אתן מנהלות שיחות מכירה, מתי נפגשות עם הלקוח, מתי אתן לא עונות לווטסאפים, וכדו'.
המרווחים האלו יאפשרו לזמן העבודה שלכן להיות יעיל יותר. מומלץ בחום שבזמן משימות ניהול העסק, לא תהיו זמינות, לדוגמה.
סביבת עבודה:
ארגנו את סביבת העבודה כך שיהיה לכן הכי נעים לעבוד בה.
מה אתן זקוקות לו כדי לעבוד באופן המיטבי עבורכן? זאת שאלה שהתשובה עליה היא החשובה ביותר מכל העצות שאפשר לקבל מאחרים – סביבת העבודה שלכן צריכה לעבוד עבורכן.
מיקום, צבעים, מרקמים, רעשים, ריחות, אנשים, לוחות עבודה, אוטומציות ניהוליות, שעונים, וכו'
אין סיבה, ולא הוגן, שלא תוכלו למצות את כל הפוטנציאל שלכן בגלל שסביבת העבודה לא מתאימה לצרכים שלכן. דאגו שיהיה מקום לכל דבר כדי שלא תאחרו לפגישה רק כי לא מצאתן את המפתח.
בהצלחה!
מחכה לכם בחלק הבא העוסק ב – 'מודעות עצמית', זה חלק מעניין שמדבר על הקשר בין מה שאנחנו חושבים על עצמינו לבין הצלחת העסק.
