תוכנית עסקית – איך לכתוב תוכנית עסקית לשנה הקרובה

איזה סוג יעדים כדאי להגדיר בתוכנית העסקית?

1. יעד כלכלי – כמה נרצה להרוויח? שימו לב, ביעד זה אנו מציבים את השאלה: כמה אנחנו רוצים להרוויח בחודש/ בשנה מהעסק?
   כדאי להציב את היעד עם מספר שמבוסס על רווח נטו (ההכנסה ללא ההוצאות).
   יותר יעיל אח"כ בשלב גזירת יעדי המכירות – שהיא כמובן נגזרת נוספת של יעד כלכלי.
   עוד דבר שחשוב לשים לב, זה, כמה נרצה להרוויח? ולא כמה אנחנו יכולים להרוויח.
   את שאלת היכולת וכתוצאה מכך את השאלה, 'איך אני משיג את היעד שאני רוצה', אנחנו נבחן בהמשך התוכנית.
   זאת באמת שאלה חשובה, אך לא ניתן לשאול אותה ללא הידיעה מה אני רוצה להרוויח.
2. יעד עסקי – איך נרצה שהעסק שלנו יפעל? לדוגמא : הכנסת אוטומציות, שעות עבודה מסוימות, פיתוח עובדים וכו'.
   יעד עסקי ויעד כלכלי יכולים להיות אותו אחד, אם האתגר שלנו הוא להגדיל את ההכנסה הרצויה, אך לא תמיד הם חופפים ולכן בדקו מול עצמכם אם יש יעד עסקי שתרצו להטמיע בעסק. כמו למשל, לכתוב תוכנית עסקית שנתית 🙂
3. יעד ערכי – אילו ערכים חשוב לנו להביא לידי ביטוי בניהול העסק. לעסקים גדולים יש הרבה פעמים מניפסט ערכי שלם לגבי אופן הפעילות שלהם, אבל דווקא אצלנו העסקים הקטנים והעצמאים סוגיית הערכים היא סוגיה מאוד משמעותית, משום שאנחנו אלו שחיים את העסק שלנו ולכן אנחנו לא מרשים לעצמינו שלא לפעול מתוך הערכים שחשובים לנו.
   הגדרת הערכים האלו כיעד מאפשרת לנו לנהל את העסק באופן שמתאים לנו יותר.
   לעיתים הוא קשור לאיכות חיים עסקית, לשילוב בין בית לעבודה, לאיזון בין עסק לחיים אישים.
   לשליחות שיש לנו בעסק , לאופן שבו נרצה לבטא את עצמנו בעסק.
   היעד הערכי, הוא מאוד אישי, לכל אחד יש ערך אחר שמשמעותי עבורו ויש לו השפעה על ניהול העסק.
   לדוגמא אם חשוב לי להיות עם הילדים בצהריים, זה יעד ערכי שמשפיע על האופן שבו אבחר לנהל את העסק.
   אם מעבר לרווח הכלכלי חשוב לי להפיץ את השליחות המקצועית שלי, זה גם ישפיע על האופן שבו אעבוד על שיווק העסק.
   לכן הגדרת יעד ערכי הוא כלי הכרחי לפיתוח העסק שמתאים לך.
4. יעד מקצועי – מה חשוב לי להשיג כאיש מקצוע .רבים מאתנו בראש ובראשונה הם אנשי מקצוע שמכורח המציאות או מבחירה מנהלים עסק.
   המשמעות של זה אומרת, שהשיקולים שלנו בניהול עסק הם לא רק עסקיים גרידא – עלות למול רווח, אלא יש בהם היבטים מקצועיים, אני אבחר להמשיך לתת שירות ללקוחה גם אחרי זמן הפגישה כדי למיטב את התועלת מהפגישה.
   'אני ארצה לקחת קורסים מקצועיים נוספים כדי להמשיך להיות מובילה בתחום.'
   'חשוב לי לשמור על חסיון המטופלים לכן אני לא מספרת סיפורים מהקליניקה.'
   כל אלו הם כללים מקצועיים משתנים בין איש מקצוע לאיש מקצוע, כל אחד לפי הדברים שחשובים לו.
   גם ליעד זה יש השפעה על ניהול העסק ולכן נכניס אותו ביעדים שאיתם אנו מתחילים את כתיבת התוכנית.

מה חשוב בהגדרת יעדים?

או… זאת שאלה משמעותית. כי במהות הגדרת יעדים אינה כתיבת חלומות, אלא אמצעי המאפשר לייצר בהירות לגבי איך החלום נראה אצלינו בפועל.
מה זה אומר מבחינתי להיות עשירה, מה זה אומר מבחינתי להיות יועצת, מה זה אומר מבחינתי להיות אמא וכו' (מדגימה על עצמי 😊)

לכן מה שחשוב בהגדרת יעדים, כדי לאפשר לעצם הגדרת היעד להיות יעילה עסקית, היא הגדרת יעד באמצעים מדידים של זמן, כמות, מקום.
הגדרת יעד באופן המאפשר לי לבחון הישג או אי הישג שלו.

במקום אני רוצה להרוויח הרבה – אני רוצה להרוויח עד יוני 20,000 נטו בחודש. (זמן, וכמות)

במקום אני רוצה שהעסק לא יפריע לזמן שלי עם הילדים. אני רוצה לעבוד עד השעה 14:00.

אני רוצה מענה אוטמאטי ללקוחות בין השעות…

במקום אני רוצה להיות נוודת דיגטלית – אני רוצה לטוס השנה ל- 4 יעדים, ובכל יעד להיות מסוגלת להרוויח 30,000 ש"ח בזמן עבודה מסויים.

 

למה לכתוב יעדים, אולי לא נצליח להשיג אותם.

זו אולי השאלה הרגשית שמסתתרת מתחת לאי כתיבת תוכנית עבודה.

אם אני כותבת תוכנית עבודה, ומניחה בפני עצמי יעדים ולא משיגה אותם, מה זה אומר עלי, שאני כישלון??

אולי.. כן.. אף אחד לא אמר אחרת, אבל בעצם למי יש את הזכות להחליט על הכישלון שלכם??!

האמת היא, שכאשר אנחנו רוצים לממש חלום שלנו, זה לא בגלל שאנחנו טובים בו, אלא כי אנחנו רוצים אותו, ולכן אין כאן סוגיה של כישלון למול הצלחה, אלא מימוש רצון, תשוקה שקיימת בנו.

אז בואו נניח רגע את שאלת הכישלון בצד.

כתיבת יעדים עסקיים אינה מבחן שצריך לעמוד בו.

אלא אמצעי ליצירת אבן בוחן לעשיה שלנו, האם העשיה מועילה לנו ומקרבת אותנו למה שנרצה להשיג או שפחות יעילה ונדרש למצוא דרכי פעולה מתאימות יותר. כלומר כתיבת היעד, אינה אומרת שנשיג אותו, אלא אומרת שאנחנו מתמקדים במציאת פתרונות להשיג את היעד.

דבר נוסף, כתיבת היעד ממקדת אותנו בתוך הרצון שלנו, הרצון כפי שכתבתי בהתחלה הוא מופשט, הוא מתרחב ומתגמש בהתאם לחלומות ולפנטזיות שלנו, כאשר אנחנו מגדירים מתוך הרצון את מה שנרצה בפועל לממש, נוצר לנו מיקוד שמאפשר עשיה יעילה.

שימו לב לנקודה טריקית קלה שעולה בנו כאשר אנו חולמים חלומות והוגים חזון ביחס לעסק שלנו.

המוח שלנו, מתייחס לרצון כאילו זה החיים כאן ועכשיו, ואז כשאנו ניצבים מול המציאות שהיא באופן לא מפתיע רחוקה מהחלום אנו חווים אכזבה ותחושת כישלון.

למרות שכמו שאמרתי קודם זה עדין רק בשלב הרצון, נוצר בנו הצורך להילחם חזק ומהר כדי להימנע מתחושת הכאב של האכזבה שהיא כפי שאמרתי רק טריק של המוח, הרי עצם חלימת הרצון אינה הופכת אותה למציאות אלא העובדה שאנו פוסעים צעד צעד כדי לממש את הרצון שלנו.

אגב לרוב הלחימה אינה יעילה עסקית, היא מאפשרת הצלחות מהירות אבל לאורך זמן שוחקת את העשייה, פוגעת בקבלת ההחלטות ומייצרת תחושה כללית של אי שקט וסטרס.

 

אילו עוד שאלות, נחפש עליהן פתרונות בעת כתיבת תוכנית עסקית?

עכשיו, אחרי שקבענו את היעדים, מתחילה העבודה האמיתית.

דמיינו סולם – היעדים הם קצה הסולם (יכול להיות ששמתם יעד קרוב, עדין לצורך העניין הוא קצה הסולם כרגע) ואתם למטה.

עכשיו נדרש לאסוף נתונים על המצב הקיים כדי ללמוד על הפער בין המצוי לרצוי.

1. הגדרת המצב העסקי הקיים ביחס ליעדים
   מה המצב שלנו כרגע, מהי הקרקע שעליה מונח הסולם. איפה אתם מול היעד.
   איפה אני כלכלית, ערכית מקצועית ועסקית מול היעדים.
   תרשמו את זה אל תפחדו, כי כל התקדמות היא לא נגזרת של היעד, אלא להיפך היא הצעד הבא שעשיתם מהמקום שאתם בו היום – חשוב מאוד להגדיר את נקודת המוצא כדי לאפשר מציאת דרכי פעולה אופרטיבים מתוך המצב שלכם כרגע.
   בחינת הפער הקיים בין היעדים לבין המצב הקיים.
   כיתבו את הפער באופן ברור, אם היעד הוא 50000 ש"ח בחודש ואתם מרוויחים 5000 אז הפער הוא 45,000 ש"ח.
2. איסוף כל הנתונים הכלכליים הרלוונטיים – הכנסות והוצאות של השנה הקרובה, לפי חודשים, בשביל הבנת התזרים, הבנת המשמעות של סגירת עסקאות על התזרים, והכרות עם החודשים החזקים והחלשים בעסק, ומה הפערים בינהם.
3. ארגון כל שירותי העסק למסמך אחד עם התשובות לשאלות הבאות:

• שם השירות –
• עלות ללקוח (תמחור) –
• עלות לעסק –
• רווח מהשירות –
• זמן עבודה –
• מי קהל היעד –
• האם קיים קמפיין שיווק יעיל למכירת השירות –
• האם נדרש פיתוח עסקי נוסף למוצר –
• יכולת מכירה חודשית – לכמה לקוחות מקסימום ניתן למכור את השירות בחודש ביחס לערכי העסק.
• חודשים כדאיים למכירת השירות –

אל תכניסו למסמך שירותים שאינכם רוצים למכור .

 

הסקת מסקנות מהנתונים העסקיים וכתיבת התוכנית

האם השירותים הקיימים בעסק מספיקים כדי להגיע ליעד הכלכלי המבוקש?

האם השירותים הקיימים בעסק תואמים את הערכים האישים והמקצועיים שחשוב לכם לממש השנה?

האם יש סתירה בין היעדים הכלכלים לבין יעדים אחרים שלכם, לתפיסתכם?

במידה והתשובות הן : כן, כן, לא. בהתאמה, השלב הבא הוא:

הגדרת יעדי מכירות חודשיים, ביעדי המכירות חשוב להתאים בין השירותים השונים לחודשי השנה בהתאם לריווחיות ולאופי השונה של החודשים.

לגבי חודשים חלשים כדאי לבחור שירותים עם היתכנות מכירה גבוהה יותר בחודשים אלו או לחילופין, לחלק אחרת את ריווחי השנה כך שבחודשים מסוימים תרוויחו משכורת מספקת לחודשים החלשים.

בחינת אפיקי השיווק, במידה וקיימים קמפיינים של שיווק לשירותים השונים שהוכחה יעילותם, יש להכניס את התאריכים של הוצאת הקמפיין לפרסום, ע"מ להתחשב בעומס העבודה המתקיים בהוצאת הקמפיין, כמו כן לסדר את לוח השנה כך שיוכל לעמוד ביעדים השונים.

במידה והקמפיינים לא קיימים או לא הוכחה יעילותם, יש לפנות זמן להקמת הקמפיינים, וכן יש לייצר יעד ביניים מותאם לחקר השיווק.

כלומר להכיר בכך שמכירות מצליחות בגלל שיווק מתאים ולכן נדרש גם זמן לייצר את הקמפיין, להפעיל אותו, ולעשות בקרת פעילות.

הכנסת המידע ליומן העסק או ללוח תוכנית שנתית כך שתוכלו בכל שבוע לדעת מה המשימות העסקיות העומדות בפניכם כדי להשיג את היעדים הרצויים.

במידה והתשובות הן שונות מאלו שכתבתי לעיל: זה ממש טוב שכתבתם את תוכנית העבודה הזו, כי עכשיו ברור לכם מה הפער המתקיים בין הרצוי למצוי. הפער הזה נדרש להיות פתיר כי מותר לכם לרצות ולפעול כדי להשיג את הרצון שלכם, רק צריך להבין איך.

כאן כמובן נפרדות דרכינו הווירטואליות כי לכל פער יש תשובה אחרת, צריך למצוא אותה באופן המותאם לכם ולעסק, תזכרו ששאלה טובה היא חצי תשובה . כמובן שניתן לפנות אלי לייעוץ אישי, או לכל גורם מקצועי אחר.

סיכום

במאמר זה הקפדתי לשים עבורכם את השאלות הקונקרטיות החשובות לפיתוח תוכנית עסקית מעשית.

זו אינה תוכנית למגירה אלא תוכנית שמטרתה לאפשר לכם להשיג את היעדים שאתם רוצים בעסק, מתוך בהירות בין המצב הקיים למצב הרצוי ומתוך תשומת לב לכך שיעדים עסקיים לעסקים קטנים ועצמאים, אינם אף פעם רק עניין כלכלי גרידא, אלא יש עוד מרכיבים אישים ומקצועיים המשפיעים על אופי ניהול העסק, מרכיבים אלו ככל שיהיו גלויים לעין, מאפשרים קבלת החלטות וניהול עסקי יעיל יותר.

בהצלחה