ניהול זמן בעסק קטן

מה משפיע על ניהול הזמן בעסק?

כאשר נתבונן על המרכיבים השונים המשפיעים על ניהול הזמן בעסק כפי שתראו בהמשך המאמר, יש מרכיבים הקשורים במיומנויות של ארגון מידע, ניהול לוחות זמנים, קבלת החלטות, ארגון שיגרת עבודה וכו'.

אלו מיומנויות ניתנות לשיפור, אך הן בהחלט לא הסיבה העיקרית לכשל בניהול זמן, אלא דווקא ההיבטים הרגשיים הם אלו שמהווים כח משמר שלילי / חיובי בניהול הזמן.

מיומנויות ניתן לשפר, והיינו עושים זאת אפילו ללא צורך באמירה חיצונית, אילו רק זה היה מספיק, אבל היות שבחוסר ניהול זמן יש רווחים רגשיים, אין את המוטיבציה לפתח את המיומנויות הנדרשות.

למה אני מתמקדת במרכיבים הרגשיים המשפיעים על ניהול זמן? כי מענה לניהול זמן בעסק המתמקד רק בהיבט הקצה לניהול זמן – כמו חלוקת משימות לחשובות ודחופות, לא מועיל בשינוי לטווח רחוק במידה, והסיבה לניהול זמן לא אפקטיבי, הוא אתגרים רגשיים סביב העסק.

כאשר באים אלי לקוחות ומבקשים לדעת 'מה הם צריכים לעשות ביום העבודה בעסק', אני מקפידה לבחון גם את החוויה הרגשית שלהם סביב משימות שלא מבוצעות בעסק או באופן כללי סביב העסק, שחרור ממעמסה רגשית הינו הצעד הראשון בפיתוח המיומנות לניהול הזמן בעסק.

קבלת החלטות ותיעדוף משימות

בכל יום בעסק אנו מתמודדים עם מגוון רחב מאוד של החלטות, החל ממשא ומתן עם לקוחות חדשים ועד: 'מה יותר חשוב לי עכשיו, לשתות קפה בשקט? או לסגור עוד עסקה?', והאם לקחת את איש השיווק שאני מכירה לעסק או דווקא מישהו שקולגה שלי ממליץ עליו. וכו'

קבלת החלטות יעילה, משפיע על יעילות ניהול הזמן, כדי לבצע קבלת החלטות איכותית נדרשת בהירות והגדרה של היעדים, הערכים והגבולות האישים והעסקיים. בואו נרחיב על כך מעט, כדי שתוכלו לבחון עד כמה לכם הגורמים המרכזיים המשפיעים על קבלת ההחלטות בעסק ומכך על ניהול הזמן.

יעדים : 4 סוגי יעדים שכדאי לבחון האם הם מוגדרים בעסק שלכם, באופן ברור. יעדים אלו ישפיעו כמובן גם על קבלת ההחלטות היומיומית בעסק שלכם:

יעד פיננסי –

כמה אני רוצה להרוויח מהעסק בהיבט שנתי/ חודשי/ רבעוני. יעד זה צריך להיות ברור לכם בהיבטים הבאים:

א. כמה אתם רוצים להרוויח נטו ?
ב. מה ההכנסה ברוטו שנדרשת להכנס לעסק שלכם עבור כך?
ג. מה הם יעדי המכירות ברמה השבועית והחודשית?
ד. כמה כסף פנוי לכם עבור השקעה בעסק?
ה. ניהול התזרים החודשי ביחס להכנסה, וכמובן מה ההשפעה של זה על המשכורת שאתם מושכים הביתה מידי חודש?
ו. תמהיל מוצרים קיים או נדרש לפיתוח המאפשר להגיע ליעד זה.

יעד זה מאפשר לכם לייצר מיקוד תיעדוף בפעילות העסקית שלכם, השקעה של זמן על מכירות או על ניהול לקוחות או פיתוח עסקי או בכלל לחזור הביתה.

יעד מקצועי –

מה חשוב לכם להשיג מקצועית בתוך העסק?

לדוגמא: שירות /מוצר חדש שמתאים לרמה המקצועית שאתם נמצאים בה, להיות אוטריטה בתחום, ערכים מקצועיים שמשפיעים גם על הניהול העסקי, הישגים מקצועיים אחרים.

יעד זה הינו משפיע על הניהול העסקי שלכם: אם חשוב לכם להיות אוטריטה מקצועית, השיווק שלכם אינו רק עבור לקוחות חדשים וקיימים אלא גם נועד להעמיד אתכם כמשפיעים בתחום המקצועי שלכם, זה תוכנית שיווקית שונה מזו הממוקדת רק במכירה.

בנוסף יעד מקצועי יכול להשפיע באופן ישיר גם על ניהול הזמן: לדוג', אם היעד המקצועי שלכם זה להרחיב אופקים מקצועיים, זה אומר שבתוך משימות העסק נדרש לפנות זמן לפיתוח מקצועי.

יעד ערכי –

אילו ערכים משפיעים על ניהול העסק שלכם?

לדוגמא: איזון בין משפחה לעסק, שמירה על ערכים חברתיים או ירוקים, התנהלות מול לקוחות או מול מתחרים, איזון ויצירת איכות חיים עסקית וכו'.

ערכים אלו מציבים פעמים רבות את הגבולות באופן ניהול העסק, ניהול הלקוחות, השיווק והמכירות.

זיהוי יעדים ערכיים אלו יאפשר לכם לקבל החלטות ניהוליות שאתם עומדים מאחוריהם, ובכך להימנע מקונפליקטים רגשיים המשפיעים על דחיית משימות וניהול זמן לקוי.

יעד אישי –

סוגיות אישיות חשובות שאינן קשורות כלל לעסק אך משפיעות על זמני העסק, או המיקוד שלכם.

לדוגמא אם אתם מתכננים מעבר דירה, העומס שמתקיים במעבר ישפיע גם הוא על הפניות לעסק ועל ניהול הזמן ויש לקחת זאת בחשבון בהגדרת היעדים השונים וכתוצאה מכך במשימות המתקיימות.

זיהוי הזמן הקיים לכם לניהול העסק, משמעותי גם הוא בניהול זמן יעיל.

כאשר כלל היעדים ברורים קל יותר לתעדף משימות, לזהות לקוחות מועדפים ואת מי אתם מעבירים למתחרים. וכו'

חשוב לדעת, כאשר יעדים אלו מופנמים בתוככם, הרי שבאופן טבעי אתם תקבלו החלטות באופן יעיל יותר ותוכלו לנהל את הזמן בהתאם למשמעות המשימות עבורכם ותוך שמירה על מוטיבציה והנעה פנימית, המוטיבציה משפיעה גם היא על ניהול זמן מיטבי.

במידה ולא תעצרו לזהות ולהגדיר יעדים אלו, ככל הנראה תרגישו שהזמן שלכם מנהל אתכם ולא אתם אותו.

ערכים –

זיהוי הערכים החשובים לכם כאנשים, ושלמות מול ערכים אלו, יאפשרו לכם גם כן מיקוד בקבלת החלטות יעילה לטובתכם.

בעיקר סביב ערכים שנויים במחלוקת בקרב הקהילה שאתם חיים בה.

אם אנשים שלידכם לא מעריכים כסף ואתם ממש אוהבים ורוצים להרוויח טוב, יתכן שתחושו אי נוחות מול הערך הזה, מה שיסבך את היכולת לקבל החלטות בנושא ולנהל את הזמן סביב הרצון שלכם.

אם כולם סביבכם בטוחים שלשווק בפייסבוק זה הכי נכון, ואתם ממש ממש לא מזדהים עם החשיפה הנדרשת בעניין, מופנמים יותר, הרי שכל העת תנסו בקבלת ההחלטות שלכם להצדיק או לשלול את הפעילות העסקית הזו, מה שיבזבז לכם את הזמן, כי במקום להתמקד בשיווק העסק באופן שמתאים לכם, אתם עסוקים בלבחון ולהוכיח את הטענה: האם חייבים או לא חייבים לשווק בפייסבוק.

גבולות –

אין אדם שאין לו גבולות – מה אני מסוגל לעשות ומה אני לא מסוגל לעשות, מה מתאים לי לעשות ומה לא מתאים לי לעשות.

זיהוי ושלמות רגשית עם הגבולות האישים בניהול העסק משמעותית לניהול הזמן.

גבולות יכולים להיות במשאבים של : זמן, כסף, פניות רגשית, קשרים.

גבולות יכולים להיות בסיטואציה משפחתית או אישית מורכבת: גבולות של בריאות, של אמונות ותמיכה.

גבולות גם יכולים להיות אישים – מה אני טוב בו, אוהב לעשות ומה לא.

הגבולות קיימים אצל כולם, אבל הם שונים מעסק לעסק.

ניהול עסקי התואם את הגבולות שלכם, מאפשר לכם להשתמש במשאבים הקיימים בצורה יעילה ולמצוא באופן ממוקד ויעיל פתרונות לגבולות שעומדים בפניכם ולכן זיהוי הגבולות וההשפעה שלהם על ניהול העסק, תאפשר לנהל החלטות באופן מועיל לזמן וליעדים.

ניהול רגשי עסקי

ניהול העסק מציף סוגיות רגשיות מרובות החל מבדידות, חוויות של כישלון ואכזבה, דחייה, אמונות מגבילות, פחד מהצלחה וכו'.

הרגשות שקיימים מול הניהול, הם כביכול לא מעשיים ולא נוגעים ישירות בניהול העסקי, אולי נתפסים בעינכם כ – 'זה רק רגש, אנחנו מדברים פה על כסף, מה הקשר?'.

אבל לא.

זה לא עובד כך לצערנו.

למתח והעומס הרגשיים, הקיימים בניהול עסק יש השפעה מרובה על המוטיבציה וההנעה, ועל הבהירות הנדרשת עבור קבלת החלטות.

נדגים זאת על אחת הסוגיות הפחות מדוברות בניהול עסק, ושייכות לניהול רגשי: העובדה שלנהל עסק אומר להיות מנהיג, מוביל דרך, אחראי באופן בלעדי לתוצאות.

לא כולנו אוהבים את התפקיד הזה, חלקנו אוהבים להיות חלק מ.., חלק מקבוצה של אנשים, לחשוב ביחד, לקחת החלטות ביחד לחלוק את האחריות.

בעסק זה בלתי אפשרי גם אם יש שותפים.

בסוף האחריות על העסק, היא אישית ותוצאות האחריות הן גם אישיות, החלוקה היא אולי ברווחים וגם זה לא בטוח.

המשמעות של הקושי 'להיות מנהיג בעסק' אומרת, שיש קושי בלסמוך על קבלת ההחלטות האישית בעסק, יש התשה בשיווק כי כמה אפשר להגיד לאנשים תסתכלו עלי – בעוד שאני אוהב להיות חלק מ.. , מפחיד לעשות שיחת מכירה, להתחייב על השירות המוצע, כי אין אף אחד שנמצא איתי בתפקיד שלי וישמור שזה יצליח.

אפילו לגבות כסף על השירות זה מלחיץ, מה אם הלקוח שלי לא היה מרוצה מהשירות??

כלומר כל הפעילות העסקית מבוססת על הביטחון הפנימי בהובלת העסק, וכאשר זה לא התכונה שמאפיינת אותנו, נוצר עומס הרגשי המכביד על הפעולות העסקיות השונות, וכך הזמן בורח בין האצבעות.

בניהול רגשי מול העסק, אין הכוונה להיות אנשים ללא רגשות, אלא ההפך, להכיר בהשפעת הרגשות על ניהול הזמן, לתת לרגשות אלו מקום ולמצוא פתרונות מעשיים להיבטים רגשים המכבידים על ניהול הזמן בעסק.

שגרת עבודה מותאמת

שגרת עבודה – מה אני עושה בכל יום בעסק, זה בעצם הכלי הבסיסי בניהול הזמן בעסק יחד עם תוכנית עסקית מעשית שנתית.

כדי ששיגרת העבודה תהיה יעילה ואפקטיבית, היא צריכה להיות מותאמת לצרכים האישים והעסקיים שלנו.

לדוגמא אם קשה לי לקום בבוקר – זה צריך לבוא לידי ביטוי בתוך שגרת העבודה: להתחיל את היום בשעה שנכונה לי יותר, או לחילופין להתחיל את היום במשימה שאין סיכוי שאדלג עליה כמו פגישה.

שגרת העבודה גם צריכה לכלול זמן ללימוד , לפיתוח ולבקרה. לדוגמא אם קשה לי מאוד הניהול הפיננסי בעסק. במקום לשים רק את משימת ניהול התזרים, כדאי להוסיף עוד זמן למשימת ביניים של למידה על הכלים הפיננסים שקיימים בעסק וגם של פתרונות חדשים שאולי יקלו על הניהול העסקי.

אף אחד לא מושלם כפי שאמרנו קודם, ולכל אחד יש את האתגרים האישים שלו בניהול העסק, השאלה היא, האם שיגרת העבודה כוללת את המענה לקשיים אלו, ליעדים שדיברנו עליהם קודם ולרצונות נוספים או שמה מתעלמת מהם בשם חוסר המודעות או יעילות מזויפת.

מה שאנחנו צריכים, אנחנו לוקחים.

כלומר אם יש צורך שקיים לנו ולא שמנו אותו בתוך שיגרת העבודה, אנחנו פשוט ניקח אותו באופן עוקף מזמן העבודה שלנו ובכך ניהול הזמן נפגע או מתמסמס.

ניהול מוטיבציה וכלי הנעה

ניהול עסק דורש כל העת התמודדות מול זכרונות העבר: כשלים, פדיחות אכזבות וכו', התמקדות בעשיה בהווה כדי להשיג רצונות עתידים, התמודדות עם דחיה, תסכול של לקוחות, אכזבה למול ציפיות, ועומס עבודה לא פוסק, כל אלו חוויות שואבות אנרגיה, וכתוצאה מכך משפיעות על ניהול הזמן בעסק.

אתם מכירים את זה שלקוח שולח הודעה מאוכזבת, ופתאום נגמר לכם הכוח לעשות היום עוד משהו בעסק, או שמישהו הגיב לכם לא נעים באינסטגרם ופתאום נגמרת לכם ההשראה לתוכן הפרסומי?

חוויות עסקיות ואישיות משפיעות על היכולת שלנו להניע את עצמנו לעשייה ולפעילות עסקית, וכתוצאה מכך הניהול זמן שלנו לא אפקטיבי.

מעבר לחוויות העסקיות שיכולות להכביד רגשית ולפגוע בניהול זמן, כדאי לדעת שניהול עסק מכיל בתוכו מרכיבים שדורשים התפתחות אישית מעמיקה כגו' מימוש עצמי וכסף – נושאים שהם הבסיס של העסק, אבל דורשים יציאה בלתי פוסקת מאזור הנוחות.

חוסר המודעות להתפתחות האישית הנדרשת, גורם לפער גדול בין הציפיות שלנו מעצמנו לבין המציאות האפשרית דבר שמעורר תחושה שניהול הזמן שלנו נפגע.

כחלק מהבנת ההיבטים הרגשים בניהול עסק והשפעתם גם על ניהול זמן, כדאי להכניס משימות וחיזוקים שקשורים לפיתוח מוטיבציה – אלו גם יאפשרו לתהליכים האישים להתפתח וכתוצאה מכך להצלחה עסקית.

שיפור מוטיבציה יכול להיות שימור של המלצות ומכתבים מלקוחות, או לחלופין ימי כיף אישים בעסק שיחזירו את התשוקה לעשיה, הוא יכול גם להיות פיתוח מוצר עסקי חדש – גם זה פעמים רבות מייצר אנרגיות חדשות.

כלי הנעה יכולים להיות משפטים מחזקים ומעצימים, מיינדפולנס, זמנים לארוחות מסודרות, זמנים לפגישות עם אנשים שתומכים בעסק ורוצים בהצלחתו.
תחרות מול העצמי, מציאת קולגות וחברויות עסקיות, קבוצות כוח לעידוד עסקי או תכנים וקבוצות פייסבוק מעוררות השראה.

יש שיחשבו שנכון להם לפנות את הזמן 'לפינוקים' אלו רק כאשר ישיגו את היעדים הרצויים, רק כאשר העסק יהיה באמת עסק.

אך לא.

האמון הפנימי בהצלחה, היכולת להניע את העצמי לפעולה עסקית מעשית היא כלי הכרחי בהשגת יעדים ולכן גם כשעוד לא מגיעים ליעד צריך להשקיע בו.

הארה : אני מחריגה במאמר זה את בעלי העסקים שמתמודדים עם קושי מול רצף עסקי. שמתקשים לזכור את ההישגים וההצלחות שלהם, שמתקשים להחזיק ולנהל מערכות יחסים עסקיות ארוכות, שמתקשים לזכור כמה נכון להם לגבות מהלקוחות שלהם ולבטוח בכך שהלקוחות מרוצים מהם, שאולי מרגישים שהשנה הבאה תהיה שונה בתכלית השינוי מהווה. אתם עלולים להרגיש שהבעיה הניהולית בעסק שלכם הינה ניהול הזמן, אבל ככל הנראה הקושי הוא הרבה יותר עמוק רק מניהול הזמן, המידע שקראתם במאמר זה יכול להיות מעניין ומועיל אבל ככל הנראה תצטרכו יותר ממודעות עסקית, תדרשו לפתרונות מעשיים יעילים שיעקפו את הקושי שאתם מתמודדים איתו.

סיכום

מודעות היא המפתח המרכזי המשפיע על ניהול זמן יעיל. ומאמר זה נועד להסב את תשומת לבכם לגורמים המשפיעים על ניהול הזמן.

אם אתם מהאנשים שגם לטיסה לנופש מאחרים, אולי המאמר הזה הוא לא בשבילכם, אבל אם לדברים מיוחדים ומרגשים אתם יודעים לשמור על לוחות זמנים מתאימים אז הקושי בניהול זמן בעסק הוא סוגיה שמלמדת משהו על פער בין מה שאתם עושים למה שאתם רוצים לעשות או על עומס רגשי או עסקי גבוה מידי שאתם מתקיימים בתוכו.

הקושי בניהול זמן הוא בעצם סימן שנועד לאפשר לכם לקבל החלטות טובות יותר עבורכם בעסק. אל תתעלמו מהקושי, אל תדרשו מעצמכם מה שלא הצלחתם לעשות אתמול, ההפך הקשיבו למה שקורה איתכם, מותר לכם להיות בקושי מול סוגיה מסוימת בעסק או בחיים האישים שלכם שמשפיעה על העסק, זיהוי הסוגייה המעכבת והצבתה במודע שלכם תאפשר לכם לעשות בחירות חדשות גם בניהול הזמן בעסק ובכך להגיע ליעדים הרצויים והמיטיבים עבורכם.

ממליצה לסמן לכם מתוך המאמר אלו גורמים כעת משפיעים על ניהול הזמן שלכם, והתמקדו בזיהוי ספציפי של הביטוי שפוגע לכם בניהול הזמן בעסק ובמציאת פתרונות יעילים עבורכם.

ניהול זמן איכותי בעסק אינו מותרות אלא כלי הכרחי להשגת היעדים ולשגשוג העסק.

בהצלחה.