ניהול תזרים בעסק קטן – מידע למתחילים

ניהול תזרים נכון

תזרים:  הכסף הנזיל הקיים בפועל אצלך – בחשבון הבנק, מזומן.

כלומר כמה כסף עבר אצלך החודש בעסק (או ברבעון או שנתי).

ידיעת הכסף הקיים בפועל בעסק.

ניהול התזרים : היכולת לקבל החלטות לגבי הוצאות והכנסות בעסק בהתאם לכסף הנזיל הקיים בו.

 

מה ההבדל בניהול תזרים לבין הכנסות?

 

למה לא מספיק לדעת כמה הכנסות יש לעסק? כמה עסקאות סגרתי כדי להבין כמה כסף יש לי?

כמו שאתם יודעים מהעסק שלכם:

העובדה שסגרנו עסקאות בעסק לא אומרת שקיבלנו את הכסף מיד.

העובדה שסגרנו עסקה גדולה בעסק, יתכן שמשמעותה, שלא יהיה לנו זמן לעסקאות נוספות וכתוצאה מכך לרווחים נוספים, ועלולה להיווצר בעיה תזרימית במשך הפרויקט.

כלומר יהיה לנו בעיה למשוך משכורת הביתה.

 

התזרים מאפשר לנו לדעת כמה כסף נזיל יש לנו בפועל בעסק שבו אנחנו יכולים להשתמש אם בשביל משכורת הביתה ואם בשביל השקעה נוספת בעסק.

 

בנוסף ניהול התזרים מאפשר לנו להתבונן קדימה על הכנסות עתידיות ולנהל את הכסף שלנו באופן יעיל.

התזרים מאפשר לנו לייצר יציבות עסקית, כי אנחנו יודעים איך אנחנו עובדים וכמה כסף אנחנו מרוויחים.

בדגש על מרוויחים בפועל, בממשי, ביכולת שלנו להשתמש בו כאנשים, כמשפחה, בבית, לכן ההבדל הוא קריטי.

צריך לשים דגש לא רק על כמה הכנסות אני צריכה בעסק, אלא על מצב התזרים שלי.

לצורך העניין גם אם אני מכניסה כרגיל, אבל פתאום יש לי הוצאה גדולה בעסק, יש לי בעיה תזרימית שצריך לפתור אותה.

התמקדות רק בהתבוננות על התמונה הגדולה, סגירת העסקאות, ולא על הכסף בפועל שזורם בעסק, לא מאפשרת לנו לקבל החלטות עסקיות שמועילות לנו.

אז בואו נסכם, תזרים זה הכסף הנזיל הקיים בעסק והכנסות זה הכסף הקיים והכסף העתידי שצריך להתכנס בגלל המכירות שעשינו.

 

יעדי מכירות:

 

רגע לפני שנמשיך להבין איך אנחנו בונים טבלת תזרים ומה נדרש לעשות כדי לייצר תזרים חיובי אני רוצה להכניס מושג נוסף –

יעד מכירות: יעד מספרי של כמה מכירות אנו רוצים לעשות במוצר או שירות ספציפי בתקופת זמן מוגדרת. (יום, שבוע, חודש, רבעון וכו').

את יעד המכירות אנחנו מגדירים בהתאם לצרכים ולרצון שלנו מההכנסה באופן כולל ומהצורך התזרימי באופן ספציפי.

 

כלומר אם אני רוצה להרוויח 10000 ש"ח בחודש, 5000 ש"ח יש לי כבר מעיסקאות שסגרתי בחודש הקודם, לכן החודש, אני צריכה לסגור עסקאות מיידיות בשווי של 5000 ש"ח ועסקאות עתידיות בשווי של 5000 ש"ח לחודשים הבאים.

דוגמא ליעד מכירות: סגירת 2 עסקאות של קורסים דיגטלים בשווי 2500 ש"ח, סגירת 2 עסקאות יעוץ לתשלום בחודש הבא בשווי 2500 ש"ח.

(אני משתמשת במספרים פשוטים כדי להקל את ההבנה, כעת עשו את האדפטציה ליעדי מכירות בעסק שלכם)

 

הערה קטנה – לעיתים יעדי המכירות שלנו יסתמכו רק על מטרות של הכנסה ולא של תזרים.

 

בואו נדגים מתי אנחנו מסתמכים על הגדרת יעד מכירות סביב הכנסה, ולא מצפים לתזרים בהתאמה.

כאשר אנחנו עסק חדש, או מוכרים מוצר חדש, אנחנו מגדירים עתידית את התזרים הרצוי, ובהתאם לזה מבינים מה ההכנסה שצריכה להתקיים החודש, מחלקים את ההכנסה במחיר המוצר/השירות הרצוי, ובכך מגיעים ליעד המכירות הנדרש.

פעולה זו מפקסת את שיגרת העבודה העסקית שלנו. כאשר יעד המכירות ברור, ואנו מבינים כיצד הוא משפיע על ההכנסה והתזרים, נוצר קשר ישיר בין הפעולות העסקיות שאנו עושים ובין המשכורת שאנו מושכים מהעסק.

 

איך בונים טבלה לניהול תזרים לעסק עצמאי קטן?

 

מצ"ב דוגמא לטבלת ניהול תזרים באקסל

גליון 1 – הכנסות :

 

שורות:

מידע פיננסי רלוונטי לעסקה – לקוח, פרויקט, סכום עסקה, אופן תשלום, מס' תשלומים.

חודשי השנה .

עמודות:

מכניסים את המידע על הלקוחות, בהתאם לכותרות העמודות.

 

כאשר אתם מכניסים מידע לטבלה, שימו לב לנושאים הבאים:

 

1. האם אתם יודעים מתי הלקוח צריך לשלם לכם?
2. האם אתם יודעים איך הלקוח מתכנן לשלם לכם? (אשראי, מזומן, אפליקצית תשלום, העברה בנקאית)
3. האם אתם יודעים כמה בדיוק הלקוח צריך להעביר לכם?
4. האם יש לכם מעקב אחרי העברת התשלומים, ודרך לוודא שהם יגיעו אליכם במינימום מאמץ מצידכם?

 

אם עניתם 'לא', על אחת מהשאלות הבאות, יש צורך ליצור נהלי גביה בעסק שלכם ולארגן את אופן הגביה, כך שיהיה פשוט יותר וכדאי יותר עבורכם.

 

גליון 2 – הוצאות:

 

 

 

שורות:

עמודה לפירוט ההוצאות, ולאחר מכן העמודות הבאות : סוג ההוצאה – קטגוריה, האם ההוצאה קבועה או חד"פ, אופן התשלום ומס התשלומים. לאחר מכן, כל חודשי השנה.

לאחר מכן השאירו שורה ליצירת סה"כ : חיבור הסכומים שתכניסו בעמודות.

בטור של ההוצאות, פרטו את ההוצאות הקיימות.

 

נקודות למחשבה לאחר הכנסת הנתונים בטבלת התזרים:

 

1. בדקו בהוצאות, אילו הוצאות הן מחויבות ולא ניתן לוותר עליהם, ואילו אפשרויות לביטול, סמנו אותם, לזמנים שבהם תצטרכו.
2. בחנו האם ההוצאות החודשיות מותאמות לתזרים ההכנסות שלכם בעסק, והאם זה מתאים למטרות העסקיות לטווח הארוך, ולמשכורות שתרצו למשוך מהעסק.
3. בדקו האם אתם משקיעים בתזרים גם על פיתוח עסקי עתידי, השקעה בכלים לניהול יעיל שיאפשרו לכם להשקיע פחות זמן בעסק.

 

נוהל עסקי חשוב בניהול תזרים אפקטיבי:

 

כל עסקה, נדרשת להיות מתועדת בתזרים.

כדאי לקבוע זמן קבוע ביום, שבו עוברים על התזרים ומכניסים מידע חדש, בהתאם להוצאות וההכנסות שהתקיימו בעסק באותו יום, או יום לפני.

קבלו החלטות בהתאם למצב התזרים שלכם.

 

נקודה לסיום:

 

מניסיוני כיועצת עסקית, לרוב כשאני מציעה לבנות טבלת תזרים, התגובה הראשונה מתאפיינת בפחד, תחושת כישלון מראש ורצון להימנע.

לא לראות את המספרים, שתפיסתית מאיימים ומשקפים את אי ההצלחה.

אבל אחרי שאנחנו עושים את טבלת התזרים, התחושה בד"כ מתהפכת, פתאום רואים את ההקשר בין ההשקעה המרובה בעסק ובין התוצאות הפיננסיות.

נוצרת חווית סיפוק והצלחה, ותחושה של רגיעה וביטחון, אפילו אם היעדים עוד לא הושגו.

גם כשאומרים לי, 'אבל אני יודעת כמה אני מרוויחה', טבלת התזרים מגלה לנו מידע חדש, מארגנת את המידע הקיים, מייצרת סדר ורוגע ומשקפת הצלחות והישגים.

 

בהצלחה.